| Geschäftsordnung des Vorstandes (Stand 22.06.2011) |
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Geschäftsordnung des Vorstands des Vereins „Sternenflotte e.V.“ gemäß § 9 Nr. 7 der Satzung
A. Grundsätzliches
Die Geschäftsordnung des Vorstands enthält Regelungen für ständig wiederkehrende Vorgänge, die nicht in der Satzung festgelegt sind. Der Vorstand kann die Geschäftsordnung jederzeit mit einfacher Mehrheit der anwesenden Vorstände in einer beschlussfähigen Vorstandssitzung ändern.
B. Mitglieder des Vorstandes und deren Aufgaben
Die Mitglieder des Vorstandes werden von der Jahresmitgliederversammlung gewählt. Der Vorstand besteht aus:
Diese Mitglieder des Vorstandes sind in den Sitzungen abstimmungsberechtigt.
Es ist gemeinsame Aufgabe aller Vorstände, den Verein im Sinne der Gesetze und der Satzung zu führen. Ihnen obliegt die Präsentation des Vereins nach Innen und Außen. Sie sind zu aktiver Mitarbeit im Vorstand, insbesondere zur Kommunikation und zum Informationsaustausch, verpflichtet. Alle Vorstände fungieren als Ansprechpartner für die Mitglieder des Vereins. Die Vorstände verpflichten sich zum sorgsamen und vertraulichen Umgang mit den ihnen anvertrauten Informationen und Daten. Weiterhin sind alle Vorstände für die Einhaltung und Pflege der Satzung verantwortlich. Zu Beginn des Geschäftsjahres stellt der Vorstand einen Haushaltsplan auf.
Dem Vorsitzenden obliegt die Leitung des Vereins. Dies drückt sich unter anderem in der Vertretung im Rechtsverkehr aus. Er ist für die Mitgliederverwaltung zuständig. Weiterhin obliegt ihm im Regelfall die Leitung von Vorstandssitzungen und der Jahresmitgliederversammlung. Der Schriftführer leitet die Arbeitsgruppe „Vereinsdokumente“.
Dem stellvertretenden Vorsitzenden obliegen die Aufgaben des Vorsitzenden in dessen Abwesenheit oder Verhinderung. Er ist für die „Bekanntmachungen des Vorstandes“ und Pflege des Vorstandsforums verantwortlich. Der stellvertretende Vorsitzende ist für sämtliche Protokolle der Vorstandssitzungen und der Jahresmitgliederversammlung verantwortlich. Er prüft auf Vollständigkeit und inhaltliche Richtigkeit. Der Schriftführer leitet die Arbeitsgruppe „Homepage“.
Dem Schatzmeister obliegen die Buchhaltung, die Führung der Kasse, die Verwaltung der Konten und die Archivierung sämtlicher Finanzunterlagen des Vereins. Er ist für die Steuererklärung verantwortlich. Der Schatzmeister arbeitet federführend den Haushaltsplan aus und überwacht dessen Einhaltung.
C. Mitglieder des Beirates und deren Aufgaben
Die Beiräte werden vom Vorstand mit einer 2/3-Mehrheit berufen. Die Berufung kann zeitlich befristet oder an ein Projekt gebunden erfolgen.
Den Beiräten obliegt es, den Vorstand bei der Erfüllung seiner Pflichten zu unterstützen. Dazu sind sie zur Teilnahme an den Vorstandssitzungen aufgefordert. Sie sind nicht stimmberechtigt.
Für folgende Aufgaben benennt der Vorstand satzungsgemäß Beiräte:
D. Kommunikation
Grundlegendes Kommunikationsmittel ist das Internet. Aus diesem Grunde werden Einladungen zu den Vorstandssitzungen, Sitzungsunterlagen, Protokolle etc. im Normalfall per E-Mail verschickt, im Forum oder auf der Homepage des Vereins veröffentlicht. Der Vorstand veröffentlicht Beschlüsse, diskutierte Themen und andere, wichtige Informationen zeitnah im Forum des Vereins. Anfragen, Bitten und Beschwerden von Mitgliedern müssen spätestens auf der übernächsten Vorstandssitzung bearbeitet werden. Das Ergebnis ist umgehend mitzuteilen.
E. Sitzungen des Vorstandes
Der Vorstand führt wenigstens einmal monatlich eine Sitzung durch. Es herrscht Anwesenheitspflicht für die Vorstände. Verhinderungen sind rechtzeitig anzuzeigen. Der Vorstand ist nur dann beschlussfähig (siehe §9, 4. der Satzung), wenn a) der Vorsitzende oder der stellvertretende Vorsitzende anwesend ist. b) wenigstens die Hälfte der Vorstände anwesend ist.
Die Vorstandssitzung folgt einer Tagesordnung. Es wird ein Protokoll erstellt. Permanente Tagesordnungen sind:
Auf Beschluss mit einfacher Mehrheit kann der Vorstand eine öffentliche Sitzung anberaumen, an der alle Vereinsmitglieder teilnehmen können. Ebenfalls können Vereinsmitglieder oder Gäste vom Vorstand mit Mehrheitsbeschluss eingeladen werden.
F. Entlassung von Vorstandsmitgliedern und Beiräten
Ein Vorstand kann nur durch eine Mitgliederversammlung oder eine außerordentliche Mitgliederversammlung entlassen werden.
Ein Beirat kann jederzeit durch einen 2/3-Mehrheitsbeschluss von seinen Aufgaben entbunden werden. Seine Berufung endet in jedem Fall mit der Neuwahl des Vorstandes.
G. In Kraft treten
Die Geschäftsordnung tritt am Tag ihres Beschlusses in Kraft.
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