Geschäftsordnung des Vorstands des Vereins „Sternenflotte e.V.“
gemäß § 9 Nr. 7 der Satzung

beschlossen auf der Vorstandssitzung vom 07. Dezember 2009

A. Grundsätzliches

Die Geschäftsordnung des Vorstands enthält Regelungen für ständig wiederkehrende Vorgänge, die nicht in der Satzung festgelegt sind. Der Vorstand kann die Geschäftsordnung jederzeit mit einfacher Mehrheit der anwesenden Vorstände in einer beschlussfähigen Vorstandssitzung ändern.

B. Mitglieder des Vorstandes und deren Aufgaben

Die Mitglieder des Vorstandes werden von der Jahresmitgliederversammlung gewählt.
Der Vorstand besteht aus:
(1) dem Vereinsvorsitzenden
(2) dessen Stellvertreter
(3) dem Schatzmeister
(4) dem Schriftführer und
(5) dem AC-Manager
Diese Mitglieder des Vorstandes sind in den Sitzungen abstimmungsberechtigt.

Es ist gemeinsame Aufgabe aller Vorstände, den Verein im Sinne der Gesetze und der Satzung zu führen. Ihnen obliegt die Präsentation des Vereins nach Innen und Außen. Sie sind zu aktiver Mitarbeit im Vorstand, insbesondere zur Kommunikation und zum Informationsaustausch, verpflichtet. Alle Vorstände fungieren als Ansprechpartner für die Mitglieder des Vereins.
Die Vorstände verpflichten sich zum sorgsamen und vertraulichen Umgang mit den ihnen anvertrauten Informationen und Daten.
Weiterhin sind alle Vorstände für die Einhaltung und Pflege der Satzung verantwortlich.
Zu Beginn des Geschäftsjahres stellt der Vorstand einen Haushaltsplan auf.

(1) Der Vorsitzende
Dem Vorsitzenden obliegt die Leitung des Vereins. Dies drückt sich unter anderem in der Vertretung im Rechtsverkehr aus. Weiterhin obliegt ihm im Regelfall die Leitung von Vorstandssitzungen und der Jahresmitgliederversammlung.
Der Vorsitzende koordiniert die Arbeit der Arbeitsgruppen und leitet selbst die Arbeitsgruppe „Redakteure“.

(2) Der stellvertretende Vorsitzende
Dem stellvertretenden Vorsitzenden obliegen die Aufgaben des Vorsitzenden in dessen Abwesenheit oder Verhinderung. Er ist für die „Bekanntmachungen des Vorstandes“ und Pflege des Vorstandsforums verantwortlich.
Er leitet die Arbeitsgruppe „Vereinsdokumente“.

(3) Der Schatzmeister
Dem Schatzmeister obliegen die Buchhaltung, die Führung der Kasse, die Verwaltung der Konten und die Archivierung sämtlicher Finanzunterlagen des Vereins. Er ist für die Steuererklärung verantwortlich.
Der Schatzmeister arbeitet federführend den Haushaltsplan aus und überwacht dessen Einhaltung.

(4) Der Schriftführer
Der Schriftführer ist für sämtliche Protokolle der Vorstandssitzungen und der Jahresmitgliederversammlung verantwortlich. Er prüft auf Vollständigkeit und inhaltliche Richtigkeit. Der Schriftführer ist verantwortlich für die Mitgliederverwaltung.
Weiterhin obliegt ihm die Pflege der Vereinsdokumente im Online-Bereich.
Der Schriftführer leitet die Arbeitsgruppe „Homepage“.

(5) Der AC-Manager
Der AC-Manager plant und organisiert die Treffen des Vereins. Er ist für die fristgerechte Buchung in den Jugendherbergen, die Anmeldeformalitäten und korrekte Informationen über zu erwartende Kosten verantwortlich.
Der AC-Manager leitet die Arbeitsgruppe „Convention Scouts“.

C. Mitglieder des Beirates und deren Aufgaben

Die Beiräte werden vom Vorstand mit einer 2/3-Mehrheit berufen. Die Berufung kann zeitlich befristet oder an ein Projekt gebunden erfolgen.

Den Beiräten obliegt es, den Vorstand bei der Erfüllung seiner Pflichten zu unterstützen. Dazu sind sie zur Teilnahme an den Vorstandssitzungen berechtigt. Sie sind nicht stimmberechtigt.

D. Kommunikation

Grundlegendes Kommunikationsmittel ist das Internet. Aus diesem Grunde werden Ein-ladungen zu den Vorstandssitzungen, Sitzungsunterlagen, Protokolle etc. im Normalfall per E-Mail verschickt, im Forum oder auf der Homepage des Vereins veröffentlicht.
Der Vorstand veröffentlicht Beschlüsse, diskutierte Themen und andere, wichtige Informationen zeitnah im Forum des Vereins.
Anfragen, Bitten und Beschwerden von Mitgliedern müssen spätestens auf der übernächsten Vorstandssitzung bearbeitet werden. Das Ergebnis ist umgehend mitzuteilen.

E. Sitzungen des Vorstandes

Der Vorstand führt wenigstens einmal monatlich eine Sitzung durch. Es herrscht Anwesenheitspflicht für die Vorstände. Verhinderungen sind rechtzeitig anzuzeigen.
Der Vorstand ist nur dann beschlussfähig (siehe §9, 4. der Satzung), wenn
a) der Vorsitzende oder der stellvertretende Vorsitzende anwesend ist.
b) wenigstens die Hälfte der Vorstände anwesend ist.
Die Vorstandssitzung folgt einer Tagesordnung. Es wird ein Protokoll erstellt.
Permanente Tagesordnungen sind:
• Mitgliederstand
• Veränderung der Finanzen
• Genehmigung des Protokolls der vorangegangenen Sitzung
• Berichte aus den Arbeitsgruppen

Auf Beschluss mit einfacher Mehrheit kann der Vorstand eine öffentliche Sitzung anberaumen, an der alle Vereinsmitglieder teilnehmen können.
Ebenfalls können Vereinsmitglieder oder Gäste vom Vorstand mit Mehrheitsbeschluss eingeladen werden.

F. Entlassung von Vorstandsmitgliedern und Beiräten

Der Vorstand als Ganzes oder ein einzelnes Vorstandsmitglied können nur durch eine Mitgliederversammlung oder eine außerordentliche Mitgliederversammlung aus dem Amt entlassen werden. Die Entlassung kann nur dann erfolgen, wenn ein wichtiger Grund vorliegt. Ein wichtiger Grund ist immer dann gegeben, wenn dem Verein die Beibehaltung des Vorstands(-mitglieds) bis zum Ablauf seiner Amtszeit nicht mehr zuzumuten ist.
Es gelten die Bestimmungen zur Durchführungen von Mitgliederversammlungen und außerordentliche Mitgliederversammlungen gemäß Satzung sowie die Geschäftsordnung der Mitgliederversammlung.

Ein Beirat kann jederzeit durch einen 2/3-Mehrheitsbeschluss des Vorstandes von seinen Aufgaben entbunden werden. Seine Berufung endet in jedem Fall mit der Neuwahl des Vorstandes.

G. In Kraft treten

Die Geschäftsordnung trat am 22. Juli 2008 in Kraft.
Ältere Versionen der Geschäftsordnung verlieren zeitgleich ihre Gültigkeit.